Die Ausgangslage

Zu Beginn jedes Jahres stehen alle Schulen vor der Herausforderung, die Flut der Anmeldedaten der neuen Schülerinnen und Schüler zu bewältigen.

Neben den persönlichen Angaben des Kindes müssen auch alle Daten der Erziehungsberechtigten, und eine Vielzahl von Informationen zusammengetragen werden, die in die jeweilige Schulverwaltungs-Software übertragen werden müssen.
Das händische Übertragen dieser Daten ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Schulsekretariaten nicht nur überaus zeitaufwändig, es ist auch sehr fehleranfällig.
Lückenhafte Übernahme durch unleserliche Handschriften oder Vertipper bei der Übertragung von Telefonnummern und Mailadressen bringen dann Probleme bei der Kontaktaufnahme mit den Erziehungsberechtigten mit sich.

Hier setzt unser Tool an

Auf der Webseite der Schule wird ein prominenter Link eingefügt der zur Onlineanmeldung für neue Schülerinnen und Schüler führt.

In 3 Schritten können Sie eine neue Schülerin oder einen neuen Schüler anmelden.

Terminvereinbarung online

Die Erziehungsberechtigten reservieren sich einen Termin zur Anmeldung der Schülerin/des Schülers. 

Die Zeitfenster werden durch die Schulen selbst definiert. Nachbearbeitungszeiten und Pausen werden bei der Berechnung der Zeitfenster berücksichtigt.

Stornierungen o.ä. sind sowohl von Seiten der Buchenden als auch von Seiten der Schule über das Tool möglich.

Eintragen/Ausfüllen des Anmeldeformulars

Direkt nach der Terminbuchung wird der Webseitenbesucher auf eine Formulareingabe geleitet, über die sämtliche benötigten Daten für die Anmeldung des Kindes eintragen werden.

Von Zweig- oder Profilwahl über Anmeldung zur Nachmittagsbetreuung bis hin zu möglichen Krankheiten oder benötigten medizinischen Hilfsmitteln kann hier bereits alles abgefragt werden, was später für das Datenprofil der Schülerin oder des Schülers benötigt wird.
Die eingetragenen Daten werden im System abgelegt. Gleichzeitig werden aus den Daten PDF-Dokumente generiert.

Zu einem definierten Zeitpunkt oder auf händisches "Anstoßen" werden die Daten aus dem TYPO3-System im gewünschten Dateiformat exportiert. Anschließend können die Schulen die Daten in die schulinterne Verwaltungssoftware importieren.

Unterschrift der Anmeldung vor Ort

Zum Termin, an dem die Erziehungsberechtigten vor Ort erscheinen, wird ihnen ein Ausdruck der zuvor übermittelten Daten zum finalen Abgleich und zur Unterschrift vorgelegt.

Sollten die Anmeldedaten des Kindes bei Erscheinen der Eltern in der Schule noch nicht vorliegen, kann das Formular auch noch vor Ort evtl. gemeinsam mit einer Absprechperson der Schule ausgefüllt werden.

Alle Daten liegen auf gesicherten Servern innerhalb Deutschlands und werden Ablauf der Anmeldefrist sämtlich aus dem System gelöscht.
Selbstverständlich kann der Terminkalender zur Buchung von Sprechstunden o.ä. auch abseits der Anmeldung das ganze Jahr über weiterbetrieben werden.